آشنایی با محیط کار اکسل – مقدماتی

محیط کار اکسل مانند تمام محصولات آفیس یک سری تنظیمات اولیه و پسوندهای مربوط به خود را دارد ، بطور پیش فرض در اکسل هر کار پوشه workbook دارای یک کاربرگ یا worksheet می باشد و هر کاربرگ شامل ستونها (columns) و ردیف ها (Rows) متعدد است.

هر ستون با حرف انگلیسی و هر ردیف با شماره نامگذاری شده اند، و از ترکیب هر ستون و ردیف سلول یا Cell تشکیل شده است.

که با حرف ستون و شماره ردیف (مانندc5) نام می گیرد.(به آن آدرس سل یاCell Reference گفته می شود.).

در ضمن به سلولی که با کادر پررنگ و ضخیم مشخص است سل فعال یا      ActiveCell گفته می شود ، که این آدرس در قسمت Name box نیز قابل مشاهده است.

وارد کردن اطلاعات در سلول های اکسل:

بعد از انتخاب سل فعال متن یا عدد مورد نظر را وارد کنید و برای تایید کلید Enter یا tab را بزنید.
یا از کلیدهای جهت دار ویا از علامت √ که در قسمت نوار فرمول ظاهر می گردد استفاده کنید و علامت ضربدر به معنی انصراف یا Cancel می باشد.
در این حالت نوار پررنگ سل نازک تر دیده می شود و خط چشمک زن جهت نوشتن در سل مربوطه قرار می گیرد و تمام ابزارها غیر فعال است.
جهت ویرایش متن وارد شده در سل از دابل کلیک روی سل مربوطه استفاده کنید.

انواع داده ها در محیط کار اکسل :

بطور کلی دو نوع داده را می توان در سلول ها وارد نمود :
الف)برچسب ها (Labels):اطلاعات متنی که هیچگونه محاسباتی روی آنها انجام نمی شود.
ب) مقادیر( Values ): اطلاعات عددی که شامل عددهای معمولی ، اعشاری ، تاریخ ، ساعت و … که روی آنها محاسبات انجام میگردد.
نکته: اعشار با . ، کاما , جهت جدا کردن سه رقم اعداد ، تاریخ با / و ساعت با : و عدد منفی با – درج میگردد.

انتخابها در اکسل :

برای انتخاب ستون یا ردیف کافیست در حرف ستون و یا شماره ردیف قرار گرفته و هرگاه اشاره گر موس به شکل ↓ یا → تغییر کند ، کلیک کنید.
انتخاب سلول : هنگامیکه اشاره گر موس به شکل † میباشد روی سلولها drag کنید.
انتخاب همه فایل : ctrl+A یا در گوشه تقاطع ردیف ها با ستونها کلیک کنید.
نکته: انتخاب پراکنده : ctrl + انتخاب تک تک

انتخاب متوالی : انتخاب موضوع اول ⇐ نگه داشتن کلید shift + انتخاب موضوع آخر.

انتقال و کپی ( CUT , COPY , PASTE)

پس از انتخاب موارد مورد نظر از ابزار Cut یا Copy در ریبون Home یا از منوی راست کلیک و یا کلیدهای میانبر استفاده کرده و سپس در محل جدید عمل Paste را انجام دهید.
(کلیدهای میانبر در محیط کار اکسل عبارتند از :
Ctrl+X=Cut , Ctrl+C=Copy , Ctrl+V=Paste)
بعد از عمل ; کات یا کپی ، Clipboard یا تخته نگهدارنده فعال میشود که موضوعات Cut یا Copy شده را تا ۲۴ مرحله نگهداری می کند.
برای باز کردن این قسمت از مربع کوچک گوشه در ریبون Home درگروه Clipboard می توان استفاده کرد.
برای انتقال محتویات سل بدون استفاده از کلیپ برد میتوانید با Drag& Drop
استفاده کنید و در صورتیکه از Drag & Drop+Ctrl استفاده کنیدمحتویات کپی میگردد.

ذخیره فایل در برنامه اکسل :

برای ذخیره کردن فایل از ریبون FILE دکمه Save و یا ابزار Save در قسمت
Quick AccessToolbar و یا Ctrl+S استفاده کنید ، پس از انتخاب محل ذخیره
سازی توسط دکمه Browse پنجره SaveAs بازمیگردد.
پس از باز شدن پنجره Save As در قسمت آدرس محل ذخیره فایل و در قسمت File Name نام فایل و در قسمت Save As Type فرمت ذخیره فایل را تعیین کرده وسپس دکمهSave رابزنید.
(فایلExcel 2013 بطور استاندارد با پسوند Xlsx ذخیره میگردد)
محیط کار اکسل
در صورتیکه بخواهیدتغییرات ایجادشده در فایل جاری ، در فایل دیگری ذخیره گردد ، از کلید Save As واقع در ریبون FILE استفاده کنید . (یا کلیدF12)
بنابراین تفاوت Save و Save As در این است که وقتی بخواهید تغییرات در همان فایل اضافه گردد Save می کنید و اگر بخواهید تغییرات در فایل دیگری(نام دیگر، محل دیگر، فرمت دیگر) ذخیره شود ازSave As استفاده کنید.

آشنایی با رمز گذاشتن برای فایل در محیط کار اکسل:

جهت رمزگذاری فایل از پنجره Save As گزینه Tools\GeneralOption وارد شده و در قسمت Passwordto Open رمز را وارد و پس از تکرار رمز آن را ذخیره کنید.
قسمت دوم رمز دوم جهت تغییرات است
محیط کار اکسل

باز کردن فایل های ذخیره شده:

شاید ساده ترین آموزش در محیط کار اکسل باز کردن فایل باشد که می توان از ریبون FILE گزینه Open را زده (Open یا Ctrl+O ) وارد پنجره مربوطه شده و فایل مورد نظررا انتخاب وآن را باز کنید.
محیط کار اکسل
پایان بخش دوم از فصل اول
261 بازدید